Monday May 18 2020
Monica Aristizabal | Profesional del comportamiento humano | maristizabal@tsgroup.com.co

Para TSGroup uno de los conceptos más significativos para la adopción de Microsoft Office 365 es la “colaboración”. Para nosotros es importante que tus equipos de trabajo estén interconectados de la mejor manera, por medio de bibliotecas compartidas, páginas de consulta para que la información perdure en el tiempo y que la información se entregue oportuna y eficientemente a todos los miembros de los equipos de la misma manera.

Una de las herramientas que ofrece Microsoft para el trabajo en equipo, la colaboración y la actualización conjunta de conocimiento es Sharepoint.

¿Qué es Sharepoint?

Es una herramienta diseñada por Microsoft  para la gestión documental y el trabajo en equipo. Está formada por una serie de productos y elementos de software que incluye funciones de colaboración, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.

A partir de la integración de esta herramienta en tu día a día laboral, ya no tendrás brechas de comunicación o en la información que compartir con tu equipo de trabajo porque construirás un espacio central para gestionar el conocimiento y a las mismas personas de tu equipo de trabajo.

Para la gestión documental te acompañamos en:

  • Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
  • Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
  • Control de versiones.
  • Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint.
  • Protección de contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.
  • Acceso a documentos sin conexión a internet.

La sinergia en el  trabajo en equipo es nuestra prioridad en la adopción de Sharepoint en las organizaciones; por esta razón te acompañamos  también para:  

  • Crear espacios o sitios web (incluso ‘subsitios’ dentro del mismo espacio) para el trabajo en grupo, donde colaborar, compartir contenidos y organizar el trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
  • Extranet para compartir archivos de gran tamaño.
  • Colaboración y comunicación online entre equipos.
  • Compartir actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de trabajo.
  • Mantener a los equipos sincronizados.
  • Construicción de blog dirigidos a grupos grandes o pequeños.

Con Sharepoint tienes la posibilidad de construir un sitio para colaborar y almacenar información o también puedes construir un sitio de comunicación para informar a las personas de temas específicos. Tú decides en que sitio se encontrará mejor la información que deseas compartir.

Sitios de Sharepoint

SharePoint permite la creación de dos tipos de sitios: sitio de grupo para conectar a personas de un mismo equipo o sitio de comunicación para llegar a un público más amplio en toda la organización.

Sitio de comunicación: para difundir información, compartir noticias, informes, estados, etc. a una audiencia amplia en un formato visualmente atractivo. Sólo genera contenido un pequeño conjunto de miembros y es un público mucho mayor quien lo consulta.

Sitio de grupo: proporciona una ubicación concreta en la que un grupo de personas pueden trabajar en un proyecto concreto y compartir información desde cualquier lugar con cualquier dispositivo. Son grupos cerrados, la información se limita sólo a los miembros del grupo o participantes específicos.

Si los equipos de trabajo de las organizaciones adoptan e interiorizan en su día a laboral las ventajas de  Sharepoint, la cultura organizacional llegaría a otro nivel porque las personas re-aprenderían a trabajar colaborativamente y los resultados serían los siguientes:

  • Potenciar la comunicación y colaboración entre las personas de tu organización, impulsando su productividad.
  • Trabajar mejor en equipo, colaborando desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Optimizar procesos de trabajo.
  • Con las comunicaciones unificadas, podrás extender, duplicar o redundar toda la infraestructura de comunicaciones de la empresa a la nube y extenderla además con la integración con Microsoft Teams.
  • Conecta con toda la empresa a través de Sharepoint

Las personas son las únicas en agregarle sentido y valor a cada una de las herramientas de Microsoft Office 365 para construir una cultura de la colaboración.

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